System som syftar till att hjälpa företagen blir allt oftare till ett hinder istället. Applikationer som säljstödssystem och affärssystem klarar av att utföra sina nyckeluppgifter tillfredsställande, men dess oflexibla natur gör att de är svåra att anpassa efter implementering t ex vid förändringsprocesser.
Enligt affärssystemsleverantören Agresso har affärssystembranschen alltför länge fokuserat på att leverera skräddarsydd funktionalitet och samtidigt försummat att lösningen ska vara flexibel även efter utrullningen. Samtidigt baserar slutanvändare ofta sina inköpsbeslut på de synliga, kortsiktiga kostnaderna. Resultatet av detta har blivit att kunden fått en lösning som är anpassad till dagens behov, men är väldigt kostsam att anpassa efter att implementeringen är klar.
– Företag ser nu konsekvenserna av inköpsbeslut tagna för tre, fyra år sedan, säger Ton Dobbe, marknadschef på Agresso. Oavsett om det beror på fusioner, uppköp, nya produkter eller omorganisationer, kan företag tvingas att genomdriva förändringar, men affärssystemet sätter käppar i hjulen. Följden blir att de fastnar i en evig inköpsfälla och får dras med dålig rapportering och brist på stöd för affärsprocesserna, samtidigt som de är ovilliga att investera i en total omdaning av strukturen på affärssystemen.
– Frustrationen som många företag upplever när det gäller sina oflexibla affärssystem gör att totalkostnaden för att genomföra förändringar blir ett allt viktigare inköpsargument, säger Brian Sommer, vd på analysföretaget TechVentive. Istället för att enbart mäta de befintliga installationskostnaderna bör man ta ett helhetsgrepp och inkludera även de kostnader som uppstår vid framtida anpassningar av affärssystemet. Detta ger en mycket mer verklighetstrogen kostnadsbild.
När ett företag äntligen kommer till insikt om att affärssystemet hindrar processen finns det ofta ingen budget eller tid avsatt för att göra de nödvändiga förändringarna omedelbart. Agresso har satt ihop en checklista med syfte att hjälpa företag att förebygga att de ofrivilligt hamnar i en sådan situation. Denna innehåller de mest relevanta frågorna när det gäller förändring av affärssystemen. Dessa frågor glömmer inköpare ofta att ställa sig när de beslutar om inköp av nytt system. Listan är baserad på feedback från företag i alla branscher som har en gemensam nämnare, nämligen att de ofta genomgår olika typer av förändringar.
Checklista för förändringskostnader
1. Omorganisation och omstrukturering
- Vårt företag kommer högst troligt att omstrukturera i framtiden för att bemöta marknadens krav. Vilka insatser kommer detta att kräva från oss för att förändra den befintliga ledarstrukturen, till exempel av vår ledningsgrupp och av olika kontor runtom i världen?
- Hur stor insats krävs det från oss när det gäller en omorganisation, som delar upp ett befintligt affärsområde i två olika delar, med separata ansvarsområden, ledningsgrupper och affärsprocesser?
- Vad krävs det för att kunna utvärdera olika organisationsförändringar i den finansiella strukturen och jämföra resultat i den existerande strukturen med resultat i den potentiella strukturen?
2. Organisatorisk utveckling
- Hur kan man smidigast ge de anställda, som på olika sätt utvecklas i företaget, tillgång till den typ av information de behöver för sina nya roller?
- Vilken arbetsinsats krävs när man lanserar nya produkter eller tjänster, eller när man förändrar sättet att leverera sina tjänster (till exempel från fast pris till timpenning)?
3. Fusioner & företagsköp
-Vad behövs för att kunna integrera det fusionerade eller uppköpta företaget med de existerande affärssystemen och därmed få ett och samma fungerande system?
- Vad krävs för att få en standardiserad rapporteringsstruktur som fungerar i flera legala enheter och regioner samtidigt som den bemöter lokala rapporteringskrav?
– Alla förändringsbenägna företag borde tänka efter innan de tar ett inköpsbeslut och även kontrollera om beslutet löser de frågeställningar som finns listade i vår checklista. Detta gäller i synnerhet affärssystemet, som är kritiskt för företagets verksamhet, säger Ton Dobbe. Varje krav som inte uppfylls utgör ett direkt hot mot företagets uppfyllelse av affärsmålen. Företag som upplever att deras affärsmål är oflexibla borde snarast börja göra en inventering av alternativa lösningar. Det är bästa sättet att förbereda sig för de förändringar som komma skall, så att man inte drunknar i dem.
|