UBC Ekonomisk förening är en serviceorganisation för bostadsrättsföreningar. UBC sköter den ekonomiska
förvaltningen för 300 medlemmar/kunder i Uppsala och Stockholmsområdet med totalt ca 14 000 lägenheter. UBC som bildades redan 1931 i Uppsala, har idag ett 50-tal medarbetare men räknar med att anställa fler kompetenta medarbetare till sin ekonomiska förvaltning eftersom UBC befinner sig i en intensiv tillväxtfas.

I februari 2005 invigdes ett servicekontor på Vasagatan i Stockholm och samma månad offentliggjordes
det att JM Bostad Stockholm valt UBC för den ekonomiska förvaltningen för föreningar som bildats i samband med olika bostadsprojekt. Initialt handlar det om drygt 80 nyproducerade bostads-rättsföreningar.

En snabb sammanfattning av hela förra året ger också ett mycket tydligt besked om utvecklingstempot
inom UBC. Under år 2004 fick UBC drygt 40 nya Brf som medlemmar och kunder och antalet lägenheter som förvaltas ökade med ca 2 000. Detta under ett föränderligt år för UBC då samtliga tidigare affärsavtal sades upp i samband med att en ny öppen och för alla parter rättvisare affärs-modell infördes. Helt nya affärsavtal byggd på branschens AFF-standard tecknades med samtliga kunder som innebar en tuffare men också tydligare prisbild.

En indikation på intresset för den förvaltningsservice som UBC erbjuder kom på den nyligen avslutade
Bostadsrättsmässan i Älvsjö. UBC kunde räkna in mer än tvåtusen besökare i sin monter och UBC räknar med att deras mässdeltagande kommer att leda till en kraftigt utökad kundbas i Stockholmsområdet där UBC förväntar sig att ha ca 75 % av sin kundbas vid årsskiftet.

Vi frågar UBCs VD Lars Aspling hur det är möjligt att hantera en så intensiv tillväxt med bibehållen
servicenivå. Lars pekar på två avgörande faktorer som är helt nödvändig för att vara konkurrenskraftig som ekonomisk förvaltare åt bostadsrättsföreningar: ett effektivt utnyttjande av gjorda IT-investeringar, kompetenta medarbetare samt ett bra samspel mellan människor och IT-teknik. I det senare konstaterandet ligger exempelvis att tungrodda manuella rutiner måste ersättas med en hög grad av automatik där det är möjligt, och att även kunderna via exempelvis webbteknik enkelt ska kunna få tillgång till ekonomisk
information.

? När jag tillträdde som VD i slutet av 2003 inledde jag omgående ett projekt som innebar en total översyn av samtliga rutiner och arbetsprocesser inom UBC. Förutom att vi fick ett bra underlag för att beräkna tidsåtgång för nya offerter upptäckte vi samtidigt rutiner som var manuellt tungrodda och ineffektiva och var det fanns potential att effektivisera och automatisera genom nya IT-investeringar, säger Lars Aspling.

UBC har haft CROM som ekonomi- och affärssystem i snart tio år. Under den här tiden har verksamheten fått ett allt större fokus på ekonomisk förvaltning medan den tekniska förvaltningen dvs. Fastighetsskötsel och lokalvård som enbart bedrivs i Uppsala, har minskat i omfattning.

? För våra kunder i Uppsala och Stockholm läggs resurser på att vidareutveckla vår ekonomiska förvaltningsservice så att den håller av kunderna upplevd hög kvalitet till konkurrenskraftiga avgifter, berättar Lars Aspling.

Lars tar två exempel på IT- och CROM-satsningar som blev resultat av den verksamhetsöversyn som startade för drygt ett år sedan: scanning och digital hantering av alla överlåtelser och panter vid förandet av lägenhetsregistret samt pågående utveckling av WebInfo.

? CROM är något av kärnan i den produktionsapparat som krävs för den ekonomiska förvaltningen och med den rollen måste systemet utvecklas i takt med de nya krav som ställs, inte minst från våra kunder. Ambitiösa styrelseledamöter vill löpande kunna följa förvaltningsarbetet och hålla sig uppdaterade om det ekonomiska läget i sin Brf. Det ät krav och önskemål som vi inte kan tillgodose med manuella rutiner och distribuerade pappersrapporter. I många av de nybildade bostadsrättsföreningar som vi har i vår kundbas finns det styrelsemedlemmar som definitivt tillhör dagens IT-generation som helt enkelt kräver tillgång till informationsverktyg som WebInfo, säger Lars Aspling.

WebInfo kommer att tas i drift i en första fas under sommaren och vara fullt infört under nästa år. En väsentlig del av UBCs satsning på utökad informationsservice är också en ny hemsida. Den delen av hemsidan som är helt öppen kommer kombineras med särskilda medlemssidor där styrelsen i en förening efter inloggning får tillgång till den information i CROM som berör den egna föreningen.

Scannat in tusentals pantdokument och överlåtelsehandlingar

Att sköta den ekonomiska förvaltningen åt bostads-rättsföreningar innebär traditionellt en service som är manuellt mycket tidskrävande: hanteringen av panter och överlåtelser som hos UBC tidigare innebar hyllmeter av pärmar med dokument. Så är det inte längre. Den satsning på att vidareutveckla CROM har också omfattat införande av teknik för inscanning och elektronisk dokumenthantering. Det första steget som omfattar ca 45000 dokument avseende panter och överlåtelsehandlingar är nu realiserat. Vi planerar även för att under kommande år realisera scanning av allt bokföringsmaterial.

? Det tog nästan ett år för våra medarbetare att scanna in de ca 45 000 panterna och lånehandlingarna
och när vi nu har vi fått ett effektivt digitalt flöde som integrerats med faktureringsrutinerna har vi kunnat spara in en halvtidstjänst. Till detta ska också läggas den förbättrade service vi kan erbjuda och även den minskade säkerhetsrisk som det innebär att inte behöva ha en enorm mängd pärmar i lokalerna, avslutar Lars Aspling som dock vill betona en sak innan vi avslutar samtalet.

Att vidareutveckla CROM och satsa på effektiva IT-rutiner som bas i en stark och kostnadseffekiv förvaltningsverksamhet är viktigt, men den positiva utvecklingen för UBC bygger främst på en annan och mycket viktig framgångsfaktor; engagerade och kompetenta medarbetare!